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Scrum Toolbox

Das Problem Statement: schnell Lösungen finden

 Juni 1, 2022

von  Sebastian Schneider

Das Problem Statement ist eine Technik ein Problem strukturiert zu beschreiben und so mehr Klarheit für sich selbst oder eine andere Person über ein vorliegendes Problem zu erlangen. Es ist ein super Werkzeug, was in jede Werkzeugkiste eines Scrum Masters gehört.

Das Problem Statement in der Übersicht

Problem Statement

Das Problem Statement ist eine formale Beschreibung eines Problems anhand von fünf Feldern. Es kann Varianten und weitere Derivate geben und ich empfehle dir auch dieses nur als Impuls oder Rahmenbedingung zu nutzen.

Die einzelnen Felder des Problem Statements

Du kannst dir ganz am Ende des Artikels eine Vorlage herunterladen und es ausprobieren. Ich beziehe mich auch diese Vorlage. Ich gehe mit dir nun Feld für Feld der Vorlage anhand eines Beispiel von einem Scrum Master durch.

Um wen geht es? Die Rolle

Wir blicken auf das Problem durch den Anwender. Das ist ähnlich zur User Story. Kennen wir den Menschen, kennen wir die Rolle in der der Mensch aktiv ist, können wir in die Diskussion mit dieser gehen und auch die Perspektive besser verstehen.

Beispiel: Nehmen wir an, du bist Scrum Master und das Problem, welches du beschreibst möchtest du aus dieser Sicht sehen. Dann trägst du in das erste Feld "Scrum Master".

Feld

Inhalt

ich als

Scrum Master

führe


aber


weil


ich fühle mich dabei


Was macht die Rolle? Die aktuelle Situation und Realität

In diesem Bereich kannst du beschreiben, was die Person macht, wie der Alltag ist oder um welche Situation es hier genau geht. In diesem Feld geht es sehr oft um den Kontext. Wie groß oder wie konkret ist dieser? Davon hängt später auch ab, wie gut du direkt mit dem Problem schon arbeiten kannst.

Beispiel: Unser Scrum Master hat nun ein Problem innerhalb einer Retrospektive. Also beschreiben wir diesen Rahmen oder diese Situation so gut, wie es nur geht. Haben wir dafür eine gute Formulierung, halten wir sie im Feld wie folgt fest.

Feld

Inhalt

ich als

Scrum Master

führe

regelmäßig mit meinem Team eine Retrospektive durch

aber 


weil


ich fühle mich dabei


Achtung Stolperfalle: Wenn du diesen Kontext zu groß machst, wird es dir später schwer fallen, konkret damit zu arbeiten. Als Tipps kannst du immer versuchen das Problem auf die minimale Konsistenz zu reduzieren. Sollte das mal gar nicht gehen, schau ob eine Teilbetrachtung sinnvoll sein kann.

Das „aber“ - was ist aufgetreten, was ist passiert?

Wenn wir keine besonderen Situationen hätten und alles wie geplant laufen würde, dann gebe es das Feld auch nicht. Hier geht es darum zu beschreiben, was genau auftritt. Was ist ungewöhnlich, was weicht ab, was erwartest du nicht. Und das hältst du hier fest.

Beispiel: Unser Scrum Master, der nun regelmäßig Retrospektiven durchführt, findet nun einen Punkt der - in diesem Beispiel - immer auftritt. Und zwar fehlt ihm das systematische

Feld

Inhalt

ich als ...

Scrum Master

führe

regelmäßig mit meinem Team eine Retrospektive durch

aber 

wir als Team schaffen es nicht, uns systematisch auf Verbesserungen zu einigen, die wir auch umsetzen

weil


ich fühle mich dabei


Grundursache - eine erste ANalyse des Warum’s mit dem Weil

Wir versuchen den Grund zu ermitteln. Das ist spannend und gleichermaßen wirkungsvoll die das "um" bei der User Story. Wenn wir das Warum kennen, regt sich meistens schon mehr im Denken.

Beispiel: Nehmen wir an, du bist Scrum Master und das Problem, welches du beschreibst möchtest du aus dieser Sicht sehen. Dann trägst du in das erste Feld "Scrum Master".

Feld

Inhalt

Ich als

Scrum Master

führe

regelmäßig mit meinem Team eine Retrospektive durch

aber 

wir als Team schaffen es nicht, uns systematisch auf Verbesserungen zu einigen, die wir auch umsetzen

weil

wir immer hitzige Debatten über das Für und Wider führen

ich fühle mich dabei


Wie fühlt sich die Person? Emotionen

Eine interessante Perspektive kann es sein, sich auf die Gefühle einzulassen. Was empfindet die andere Person beim Erleben des Problems. Das lässt noch mal Rückschlüsse zu und auch eine Reflexion des eigenen Eindrucks.

Beispiel: Nehmen wir an, du bist Scrum Master und das Problem, welches du beschreibst möchtest du aus dieser Sicht sehen. Dann trägst du in das erste Feld "Scrum Master".

Feld

Inhalt

Ich als

Scrum Master

führe

regelmäßig mit meinem Team eine Retrospektive durch

aber 

wir als Team schaffen es nicht, uns systematisch auf Verbesserungen zu einigen, die wir auch umsetzen

weil

wir immer hitzige Debatten über das Für und Wider führen

ich fühle mich dabei

sehr niedergeschlagen und hilflos

Und wie hilft das Problem Statement nun?

Wenn du das obige Beispiel nicht so konkret gefasst hättest, dann wären vielleicht andere Sichtweisen auf das Problem aufgetaucht. Dann wäre meistens nicht klar, wo genau das Problem auftritt.

Sich durch eine Retrospektive niedergeschlagen zu fühlen ist eines, es zu benennen, dass durch die hitzigen Debatten entsteht, ist schon eine wertvolle Erkenntnis.

Dadurch, dass du nun das Problem so genau beschrieben hast, sind Lösungen deutlich näher zu bestimmen. Nicht umsonst sagt man gerne: Wenn du das Problem beschreibst, hast du 50% der Lösung schon erarbeitet".

Problem Statement und Lösungen finden

Das Problem Statement selbst schenkt dir noch keine Lösung. Es ermöglicht dir aber konkrete Ideen oder Maßnahmen zu finden. Dafür kannst du dann weitere Techniken nutzen. So eignet sich oft ein Fischgrätendiagramm oder ähnliches sehr gut.

Vorlage

Ich habe dir hier eine Vorlage bereitgestellt, die sich sehr an dem Beispiel in diesem Artikel orientiert: 

Feld

Inhalt

ich als


führe


aber


weil


ich fühle mich dabei

Lade dir gerne diese Vorlage kostenlos aus meinem Google Account herunter: Die Problem Statement Vorlage!

Sebastian Schneider

Ein paar Worte über den Autor

Sebastian Schneider ist dem Framework Scrum - es war Liebe auf den ersten Sprint - bereits seit 2005 verfallen. Seitdem begleitet er Unternehmen (meist größere) bei der Transition in eine neue Arbeits- und Produktwelt.

Dafür findet er den richtigen Grad zwischen zielgerichteten systemischen Impulsen und dem nachhaltigen Coaching in der Organisation, um diese bei der Entwicklung und Optimierung des eigenen Kundenmehrwerts zu unterstützen und entwickelt mit ihnen Produkte, die ihre Kunden lieben.

Im richtigen Maß gehören dazu die effektive und effiziente Facilitation dazu, sowie agile Spiele und Simulationen, die sein Themenfeld auf einfache Art begreiflichen machen.

Auf Konferenzen, sei es im Fachbeirat oder als Akteur, gibt er gerne Erkenntnisse weiter und freut sich über Kontakte von Angesicht zu Angesicht.

Sebastian Schneider CSP-PO
Sebastian Schneider CSP
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