Verschätzen in der Sprint Planung und überladen des Sprints

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Überplanung verhindern Titelbild

Wenn sich Teams verschätzen, überladen sie Ihren Sprint in der Sprint Planung. Das Verschätzen in der Sprint Planung kann immer mal passieren. Ist das Überladen des Sprints chronisch, liegt ein Dysfunktion vor. Das Sprint Planning (Sprint Planung) ist das erste Event in Sprint, in dem das Scrum Team entscheidet, was es im anstehenden Sprint umsetzen möchte. Schätzen ist nicht immer einfach und einige Teams überplanen sich dabei gerne einmal! Überladung Überschätzung

Wie du in der Sprint Planung eine die Überschätzung und Überplanung verhindern kannst, soll Thema dieses Artikels werden. 

Verschätzen in der Sprint Planung: Bleiben wir realistisch

Lass uns zu Beginn etwas auf die Realität blicken und einige Dinge ins rechte Licht rücken, bevor wir detailliert auf einzelne Situationen einsteigen. Ich möchte hier nicht anführen, dass wir es immer verhindern können, dass sich Teams mal verschätzen. Das ist auch nicht das Problem. Schauen wir uns dazu zwei Dinge genauer an.

Wir schaffen nicht immer alles und nie alles

Teams verplanen sich gerne mal, angestachelt durch Motivation oder Euphorie und daran ist erstmal nichts schlimmes. So wird des Sprint überladen. Du wirst Sprints in deinem Team haben wo eine Überplanung kaum möglich erscheint.

Ebenso wirst du Momente haben, bei denen Teams mal tatsächlich alles schaffen. Wenn das zu oft vor kommt, dann hast du hier wahrscheinlich zwei Dinge vorliegen. Entweder eine zu defensive Planung oder auch ein zu klares Umfeld.

Wie bei der Gesundheit: Chronische Überplanung schadet!

Wer zu oft Hilfe ruft, ohne das eine solche Situation vorliegt, dem glaubt man irgendwann nicht mehr. Logisch und das leuchtet auch jedem ein. Wenn dein Team sich regelmäßig verplant, den Sprint überlädt und deshalb Aufgaben nicht schafft, ist es ähnlich: Stakeholder, Kunden und auch andere Teams schenken der Planung dann keinen Glauben mehr.

Du wirst dann auch die ein oder andere Situation entdecken, wo auf Basis der fehlenden stabilen Planung versucht wird, Einfluss auf das Team von außen zu nehmen. Denn scheinbar kann es das Team ja nicht alleine.

Passiert das, entstehen oft neue Kommunikationswege, die brauchen Zeit, es dauert alles länger und ihr produziert einfach viel Verschwendung bis ihr bei eurem Inkrement angekommen seid.

Wird es erstmal akzeptiert oder "normal" dass eine chronische Überladung des Sprints existiert, dann folgt daraus oft eine fehlende Dringlichkeit und die Planung wird verschoben. Der Klassiker ist für mich immer, wenn in Scrum Teams die nicht erledigten Dinge gleich in den nächsten Sprint geschoben werden und sich nicht mal die Priorität verändert.

Du siehst also, die chronische Überplanung zieht mehrere Folgen nach sich, die sich nicht systemisch positiv auf den Scrum Team auswirken.

Beobachte! Wenn deine Teams die Planung immer und immer wieder weiter in den nächsten Sprint schieben, dann wirst du entweder überhaupt keinen Druck haben etwas zu erreichen oder dein Umfeld ist doch stabiler als gedacht!

Überplanung verhindern: Probiere das aus 

Plane weniger und mit Puffer!

Verschätzen in der Sprint Planung - Impuls

Du weißt bestimmt, ich bin kein zu großer Freund von Puffern. Denn dabei baust zu oft Verzögerungskosten auf. Um allerdings einmal in eine andere Perspektive zu kommen, kann es hilfreich sein, etwas auszuprobieren. Ein Team, welches sich chronisch immer überlädt, sollte ausprobieren deutlich weniger als möglich zu planen. Nimm das Bild als Idee, ob ich die Werte selbst genau so nutzen würde (wie im Bild dargestellt), lasse ich mal dahin gestellt, aber die Regel sollte deutlich werden.

Das kann man ganz gut dadurch ausprobieren, in dem man die noch nicht erledigte Arbeit aus dem letzten Sprint mit einem Faktor versieht und somit die Arbeit künstlich erhöht, damit nicht erledigte Arbeit "größer" wird.

Diesen "Faktor" kannst du unterschiedlich nutzen und diskutiere das mal als Scrum Master in deinem Team bei einer Retrospektive. So könnte der für ein Team mit 1,5 gut sein, bei einem anderen mit 2,0. Wie dieser Faktor ist hängt von weiteren Faktoren ab, die einzig und allein darauf beruhen, wie deine Velocity im Team ist und wie viele Aufgaben ihr normalerweise im Team schafft. Denke für den Faktor auch ebenso mal an dein Produkt .

Vermeide systematische Puffer! Die angesprochene Technik sollte nicht zur Regel werden. In Scrum versuchen wir nicht optimistisch oder pessimistisch zu planen, sondern realistisch.

Empirie

Überladen des Sprints verhindern durch Empirie

Das Verschätzen in der Sprint Planung lässt sich mit Empirie in den Griff bekommen. Empirie ist so ein kraftvolles Werkzeug in meinen Augen. Eine daraus ableitende Velocity, immer unter dem Blick eines gesunden Menschenverstand vom Team ist enorm kraftvoll. Vermeide einen Automatismus entwickeln zu wollen. Versuche stattdessen eine gute Haltung gegenüber deiner Planung zu entwickeln. Dann vermiedest du oft schon das Überladen des Sprints.

Wenn du ein wirklich stabiles Team hast (siehe auch meine Team Probleme), dann ist die Empirie meistens sehr wertvoll. Hast du das nicht, dann lohnt sich auch weniger der Blick auf empirische Kennzahlen. Aber ich persönlich mag Zahlen und ich mag auch etwas zu messen. Es hilft und eröffnet immer wertvolle Einsichten.

Wenn du eine ähnliche Empirie wie die oben im Bild hast, kannst du recht schnell folgende Tendenz und wichtige Kennzahlen ablesen:

  • Die Tendenz der Velocity geht nach oben, sie wird über lange Sicht eher positiv 
  • Du erkennst den geringsten Velocity Wert
  • Du erkennst den höchsten Velocity Wert

Das Überladen des Sprints kannst du nun recht einfach vorbeugen, in dem du auf diese einfachen Zahlen und Werte schaust. Wenn du diese Zahlen jetzt nicht dogmatisch nutzt, sondern so etwas wie "lernen", "Urlaub", "Teamveränderungen" und ähnliches berücksichtigst, dann kann dir so eine Empirie sehr helfen eine Überplanung zu verhindern.

Fazit

Das Verschätzen in der Sprint Planung und überladen des Sprints zu verhindern ist im Grunde nicht schwer. Vermeide Dogmatismus und nutze deine Empirie. Dann klappt es auch mit einer guten Sprint Planung!

About the author 

Sebastian Schneider

Sebastian Schneider ist dem Framework Scrum - es war Liebe auf den ersten Sprint - bereits seit 2005 verfallen. Seitdem begleitet er Unternehmen (meist größere) bei der Transition in eine neue Arbeits- und Produktwelt.

Dafür findet er den richtigen Grad zwischen zielgerichteten systemischen Impulsen und dem nachhaltigen Coaching in der Organisation, um diese bei der Entwicklung und Optimierung des eigenen Kundenmehrwerts zu unterstützen und entwickelt mit ihnen Produkte, die ihre Kunden lieben.

Im richtigen Maß gehören dazu die effektive und effiziente Facilitation dazu, sowie agile Spiele und Simulationen, die sein Themenfeld auf einfache Art begreiflichen machen.

Auf Konferenzen, sei es im Fachbeirat oder als Akteur, gibt er gerne Erkenntnisse weiter und freut sich über Kontakte von Angesicht zu Angesicht.

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