Die Agenda für das Sprint Planning Meeting in Scrum - mit Canvas!

Wenn die Sprint Planning richtig durchgeführt wird, produziert sie einen guten Plan, der den Teammitgliedern hilft, während eines Sprints mit ihren Aufgaben und Zielen fokussiert auf Kurs zu bleiben.

Aber seien wir ehrlich: Es kann eine Herausforderung sein, eine gute Sprintplanung zu erstellen, die alle Grundlagen abdeckt. Deshalb haben wir die ultimative Checkliste für die Sprintplanung zusammengestellt, die Ihnen hilft, Ihre Agenda zu straffen und das Beste aus Ihren Sprintplanungssitzungen herauszuholen. Von der Definition Ihrer Sprint-Ziele über die Zuweisung von Aufgaben bis hin zur Verfolgung des Fortschritts - unsere Tipps und Tricks helfen Ihnen, konzentriert und produktiv zu bleiben. Also, lassen Sie uns eintauchen und Ihre Sprint-Planung auf die nächste Stufe heben!

Grundlagen für Sprint Planning Meeting und Vorbereitung

Was ist eine Sprint Planung?

Ein effektives Sprint Planning ist ein wichtiger Teil des Scrum Frameworks und dient dazu, den Plan (Sprint Backlog) für den bevorstehenden Sprint festzulegen. Das Scrum Sprint Planning Meeting ist wie ein kleiner "Kick-Off" für den Sprint und dauert bei einem einmonatigen Sprint maximal einen Tag, um eine erfolgreiche Sprint-Planung sicherzustellen. Die Sprint Plannings sind immer die ersten Events im Sprint.

Die Agenda für eine typische Sprint-Planungssitzung im Scrum-Team enthält normalerweise drei Hauptthemen:

1. Zielsetzung und Erwartungen für den Sprint (Thema 1): Festlegung Sprintziel!
2. Erstellung des Sprint-Backlogs (Thema 2): Überprüfung Kapazität und welche Einträge des Product Backlogs.
3. Planung der Sprint-Aufgaben (Thema 3): Danach stimmen die Entwickler (früher im Scrum Guide: Entwicklungsteam) sich ab, wer nun genau was macht.

Alle Rollen des Scrum-Teams sind in der Sprint-Planung vertreten, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen für den Sprint erfüllt werden. 

Warum ist eine gute Agenda wichtig?

Ohne eine strukturierte Agenda kann es leicht zu Ablenkungen und Verzögerungen kommen, die den Erfolg des Sprints gefährden können. Darüber hinaus kann eine gute Agenda dafür sorgen, dass alle Teilnehmer klar verstehen, was von ihnen erwartet wird, welche Aufgaben priorisiert werden sollen und welche Abhängigkeiten bestehen. Eine klare Agenda kann auch helfen, Diskussionen zielgerichtet zu führen und Entscheidungen schneller zu treffen, was letztendlich zu einem erfolgreicherem Sprint führen kann.

Vorbereitung auf die Sprintplanung

Bevor eine Sprintplanungssitzung beginnt, solltest du reflektieren, ob du die passende Vorbereitung für einen reibungslosen Ablauf des Meetings erledigt hast.

Die Sprint-Planung ist ein entscheidendes Event in Scrum und erfordert die Zusammenarbeit des gesamten Teams. Um sicherzustellen, dass die Besprechung produktiv ist, ist es wichtig, alle relevanten Artefakte wie Product Backlog Items, User Stories, Wireframes, Beschreibungen, etc. existieren.

Diese Vorbereitung stellt sicher, dass das Team besser gerüstet ist, um die Aufgaben für den kommenden Sprint zu diskutieren und zu priorisieren. Durch die Überprüfung dieser Artefakte im Voraus kann das Team oft schon Probleme oder Blockaden erkennen, die während der Sprint-Planungsbesprechung auftreten könnten, was letztendlich dazu beiträgt, den Prozess zu straffen und wertvolle Zeit zu sparen.

Insgesamt erfordert eine effektive Sprintplanung einen proaktiven Ansatz. Sich die Zeit zu nehmen, wichtige Artefakte im Voraus kurz zu überprüfen, ist nur ein Schritt, der zum Erfolg beitragen kann. Berücksichtigen solltest du aber immer, dass diese Vorbereitung nicht ins negative umschlägt! In komplexen Umgebungen müssen wir mit VUCA rechnen und schnell ist geleistete, detaillierte Arbeit für den Papierkorb, da sich schnell Rahmenbedingungen geändert haben.

Außerdem ist eine klare und präzise Tagesordnung für die Sprint-Planungssitzung unerlässlich (Siehe Canvas). Sie sorgt dafür, dass die Sitzung im Zeitplan bleibt, die Ziele erreicht werden und keine Zeit verschwendet wird. Die Tagesordnung sollte wichtige Themen wie die Ziele des Sprints, die zu erledigenden Aufgaben und alle potenziellen Hindernisse oder Probleme, die auftreten können, abdecken.

Indem du alle Teilnehmer in den Planungsprozess einbeziehst, können die Teammitglieder ihre Beiträge auf organisierte Weise leisten, was zu einem produktiveren Treffen führt. Schließlich ist es wichtig, genügend Zeit für die Planungssitzung einzuplanen.

Ablauf des Sprint Plannings

Wie jedes agile Softwareentwicklungsteam weiß, ist die Sprintplanung ein wichtiger Teil des Prozesses. Um jedoch sicherzustellen, dass sie sowohl effektiv als auch effizient abläuft, ist eine klare Tagesordnung vor dem Treffen von Bedeutung. Der Zweck einer Agenda ist es, einen Fahrplan für die Diskussion zu erstellen, der festlegt, welche Themen behandelt werden müssen und wer jedes Gespräch leiten wird. Außerdem sollte ein Zeitplan aufgestellt werden, um sicherzustellen, dass jedem Thema die nötige Aufmerksamkeit gewidmet wird und die Sitzung nicht zu lange dauert. Durch dieses Maß an Vorbereitung bleibt das Team nicht nur auf Kurs, sondern nutzt auch die Zeit aller Beteiligten optimal. Ein gut geplantes Sprint-Planungsmeeting kann die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Sprint schaffen und dem Team helfen, seine Ziele auf organisierte und zeitgerechte Weise zu erreichen. Das kannst du einfach und schlank mit dem Sprint Planning Agenda Canvas erledigen!

Darüber hinaus ist die Sprintplanung ein wichtiger Aspekt des agilen Projektmanagements (siehe Videos oben), der eine sorgfältige Planung und Koordination erfordert. Bei diesem Prozess werden die Ziele des Projekts festgelegt, in überschaubare Aufgaben unterteilt und entschieden, wer von den Teammitgliedern entsprechend ihren Stärken und Fähigkeiten was übernimmt. Auf diese Weise können die Projektmanager sicherstellen, dass alle Teammitglieder ihre Rolle verstehen und mit den notwendigen Ressourcen ausgestattet sind, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Dies trägt dazu bei, den Arbeitsablauf zu straffen und Verzögerungen oder Missverständnisse während des Projekts zu vermeiden. Letztendlich können Unternehmen, die der Sprint-Planung Priorität einräumen und ihre Bedeutung betonen, ihre Chancen erhöhen, qualitativ hochwertige Projekte und Produkte fristgerecht und innerhalb des Budgets zu liefern.

Schritt 1. Wer nimmt am Sprint Planning teil?

Die Teilnehmer des Meetings sind indirekt klar, sollte aber trotzdem immer transparent sein. Bei der Sprint-Planung nehmen alle Mitglieder des Scrum Teams teil, einschließlich der Entwickler, des Scrum Masters und des Product Owners. Jedes Mitglied hat eine wichtige Rolle zu spielen, um sicherzustellen, dass das Meeting erfolgreich ist. Die Entwickler bieten ihre Expertise an, um die Kapazität und den Ressourcenbedarf zu bewerten und Aufgaben zuzuweisen. Der Scrum Master kann das Treffen moderieren und sorgt dafür, dass es reibungslos abläuft. Der Product Owner stellt das Ziel des Sprints und den Backlog vor. Alle Mitglieder des Teams tragen zur Planung und Zuweisung von Aufgaben bei und arbeiten zusammen, um sicherzustellen, dass der Sprint erfolgreich ist. Eine enge Zusammenarbeit zwischen allen Teammitgliedern ist der Schlüssel zum Erfolg bei der Sprint-Planung. Product Owner und Entwicklungsteam (jetzt nur noch: Entwickler) haben die meisten Interaktionen während das Planning abläuft. Wichtig ist, dass das Scrum Team ein gemeinsames Verständnis davon entwickelt, was im kommenden Sprint machbar ist. So können weitere Stakeholder Teil des Sprint Plannings werden, wenn dieses für die Planung notwendig ist.

Schritt 2: Definitives Ziel für den Sprint ableiten: Sprint Ziel (Thema 1)

Im Rahmen der Sprint-Planung - die initiiert den Sprint von den Scrum Events - geht es darum, die Arbeit des Scrum-Teams für den anstehenden Sprint festzulegen. Dazu ist der erste Schritt, das Festlegen eines des Sprintziels, von entscheidender Bedeutung. Gemeinsam erarbeiten das ganze Scrum Team mit dem Product Owner ein Verständnis darüber, was das Ziel des kommenden Sprints sein soll. Ein präzises Sprintziel dient als Etappe zur Erreichung des Produkt-Ziels und ermöglicht es, den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben zu setzen. Dabei sollte das Ziel von allen Beteiligten klar verstanden werden, um eine effektive Arbeitsplanung und Aufgabenverteilung zu gewährleisten. Ein gut formuliertes Sprintziel hilft dem Team, sich auf eine gemeinsame Vision zu konzentrieren und die Produktivität während des Sprints zu steigern. Ist das Sprint Ziel ausgewählt und formuliert, gehört es ebenso zum Sprint Backlog, wo es bis zum Ende des Sprint Plannings existieren muss.

Schritt 3: Kapazitätsüberprüfung (Thema 2)

Im nächsten Schritt der Sprint-Planungsagenda geht es um die Überprüfung der Kapazität des Teams. Dabei achten wir wieder auf die Empirie und schauen uns die Velocity der letzten Sprints an. Nachdem das endgültige Ziel des Sprints festgelegt wurde, muss das Scrum-Team sicherstellen, dass es ausreichend Kapazität hat, um das Ziel innerhalb des geplanten Zeitrahmens zu erreichen. Hierbei muss berücksichtigt werden, ob alle Teammitglieder während des gesamten Sprints verfügbar sind oder ob es zum Beispiel urlaubsbedingte Abwesenheiten gibt. Eine realistische Einschätzung der Kapazität ist entscheidend dafür, dass das Team die Arbeit im Sprint optimal planen und umsetzen kann. Wenn das Scrum-Team seine Kapazität sorgfältig überprüft, kann es Engpässe vermeiden und sicherstellen, dass es das endgültige Ziel des Sprints erfolgreich erreicht. In kürzeren Sprints ist die Kapazität geringer, durch die häufigere Wiederholung, wird das wieder ausgeglichen.

Schritt 4: Überprüfung des Backlogs (Thema 2)

Im folgenden Schritt der Sprint-Planung wird das Product Backlog überprüft, um sicherzustellen, dass alle wichtigen User Stories (oder allgemeiner: Product Backlog Items) vorhanden sind. Die Überprüfung des Backlogs ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass das Team auf Kurs bleibt und dass das Endprodukt den Anforderungen entspricht. Die meiste Arbeit davon sollte im Product Backlog Refinement bereits getätigt worden sein, dort werden Backlog Items in kleinere PBIs geschnitten, so dass diese handhabbar beim Sprint sind.

In Schritt 2 wurde die Kapazität des Teams überprüft und das Sprintziel wurde festgelegt. Mit diesen Informationen wird das Backlog nun auf relevante User Stories überprüft, um sicherzustellen, dass das Endprodukt alle erwarteten Funktionen enthält.

Es ist wichtig, dass das gesamte Team bei der Überprüfung des Backlogs beteiligt ist. Jedes Teammitglied sollte in der Lage sein, Feedback zur Produkt-Roadmap zu geben und sicherzustellen, dass das Produkt den Kunden- und Geschäftsanforderungen entspricht.

Durch regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Agenda kann das Sprint Planning immer wieder verbessert werden. Das Team sollte auch sicherstellen, dass die Bedürfnisse des Kunden immer im Fokus stehen und alles getan wird, um das bestmögliche Endprodukt zu liefern.

Eine erfolgreiche Sprint-Planung hängt von vielen Faktoren ab, aber eine gründliche Überprüfung des Backlogs ist unerlässlich, um das Endprodukt auf Kurs zu halten. Indem alle Beteiligten am Sprint Planning teilnehmen und Feedback geben, kann das Team sicherstellen, dass das Endprodukt den Erwartungen entspricht und erfolgreich ist.

Manche sprechen auch von Sprint Backlog Items, die es so im Scrum Guide nicht gibt, denn entweder haben wir Product Backlog Items, die dann ins Sprint Backlog wandern oder dann die konkrete Arbeit, die aus diesen Einträgen resultiert.

Schritt 5: Aufgaben zuweisen (Thema 3)

Im fünften Schritt der Sprint-Planung erstellt sich das Team aus Backlog-Items meistens ein oder mehrere Arbeitspakete. Diese bestimmt das Team gemeinsam. Ein Arbeitspaket oder ein Task muss dann immer etwas sein, dass das Team in einem Sprint schaffen kann. Was im Sprint zu schaffen ist, leitet sich immer aus dem Sprint Backlog ab. Denn das ist der Plan der Entwickler, was sie im Sprint erledigen wollen.

Sprintplanung auf Kurs halten

Als Komponente eines agilen Entwicklungsprozesses spielt die Sprintplanung eine entscheidende Rolle für den Projekterfolg. Ohne angemessene Vorbereitung und Durchführung können diese Meetings jedoch schnell außer Kontrolle geraten und den Fortschritt entgleisen lassen. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, zu Beginn eines jeden Meetings eine klare Tagesordnung festzulegen, in der die spezifischen Ziele und Vorgaben, die innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erreicht werden müssen, umrissen werden. Auf diese Weise wird allen Teilnehmern klar, wie wichtig es ist, den Zeitplan einzuhalten, und welche Rolle sie beim Erreichen der Teamziele spielen. Mit diesem Ansatz wird die Sprint-Planung zu einem hochgradig fokussierten und gemeinschaftlichen Prozess, der es den Teams ermöglicht, ihre Produktivität zu optimieren und die Projekte auf Kurs zu halten. Dazu musst du mit deinem Team die Aufgaben, die ihr erledigt kontinuierlich reflektieren.

KVP: Scrum Master und die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Agenda

Um sicherzustellen, dass das Sprint Planning-Meeting erfolgreich ist, ist es wichtig, die Agenda regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Das Team sollte sich während des Meetings fragen, ob die Diskussionen auf dem richtigen Weg sind und ob die Agenda die wichtigsten Punkte abdeckt. Wenn das Team bemerkt, dass bestimmte Themen nicht behandelt wurden oder dass das Meeting zu lange dauert, ist es sinnvoll, die Agenda in Zukunft anzupassen. Es ist auch ratsam, sich während des Meetings auf den Fortschritt zu konzentrieren und sicherzustellen, dass die erforderlichen Schritte unternommen werden, um das Sprintziel zu erreichen. Durch eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Agenda kann das Sprint Planning-Meeting effizienter gestaltet werden und das Team kann sich auf das Wichtigste konzentrieren.

Tipps für die Durchführung eines Sprint Plannings

In diesem Abschnitt geht es darum, welche Best Practices Ihnen helfen können, eine erfolgreiche Sprint-Planung zu erreichen. Hier sind ein paar Tipps, die du berücksichtigen kannst:

1. Sorge dafür, dass sich das Team auf eine klare, messbare Sprint Zielsetzung einigt. Ein gemeinsames Ziel gibt dem Team die nötige Orientierung und fördert die Zusammenarbeit.

2. Eine sorgfältige Kapazitätsüberprüfung ist unerlässlich. Das Team sollte realistische Schätzungen dafür vornehmen, wie viel Arbeit im anstehenden Sprintzyklus erledigt werden kann. Die Backlog-Einträge geben eine gute Richtlinie. Vernachlässige aber aber auch nicht die Empirie!

3. Ein regelmäßiges Backlog Refinement hilft dabei, dass das Team immer im Bilde bleibt, was für die priorisierten Backlog Items noch zu tun ist.

4. Heruntergebrochene Aufgaben der Arbeitsmenge einzelner Teammitglieder sollten durch das Team klar benannt und entsprechend Verantwortung übernommen werden. Viele Teams machen das selbstverwaltend, wie es im Scrum Guide steht.

5. Das Team sollte sich auch Zeit nehmen, um zu reflektieren und den Prozess kontinuierlich zu verbessern. Eine regelmäßige Evaluation der Sprint-Planung kann helfen, zukünftige Sprints noch effizienter zu gestalten.

Sprint Planning Agenda Canvas: Teilnehmer des Meetings beim Sprint!

Welche Teilnehmer sind dabei? Welche Aganda gestaltest du? Wie lautet deine "Definition of Done"? So können sich Scrum-Teams für den kommenden Sprint optimal vorbereiten! Du erstellst die Tagesordnung für das Sprint Planning und zeigst klar, was für den Sprint auszuwählen ist. So wird sichtbar, was umgesetzt werden soll und gegenüber Product Owner und Stakeholdern reift eine Klarheit. Damit kannst du alles für den Sprint übernehmen und es wird schnell klar, was im Sprint erreicht werden kann. Alles das kannst du dir mit meinem Sprint Planning Agenda Canvas ableiten und erklären. Du findest hier das Canvas zum freien Download und auch das Video zur Verwendung! In meinem Newsletter bekommst du dazu weitere Tipps zu Scrum!

Beispiele der Agenda für Entwickler, Scrum Master und Product Owner

Im Folgenden findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie eine Sprint-Planungssitzung mit den drei Themen strukturiert werden kann. Dabei nehmen wir einen Sprintlänge von zwei Wochen an, haben ein reifes Team und bereits Erfahrung. Das Team hat für sich empirisch herausgefunden, dass 2 Stunden eine gute Zeit ist. Bei 2 Wochen Sprints könnten sie als Richtwert auch bis maximal vier Stunden gehen. Wäre der Sprint kürzer, würde eine Anpassung erfolgen.

1. Zielsetzung und Erwartungen für den Sprint (Zeitrahmen: 30 Minuten). Zu Beginn der Sitzung legt das Scrum-Team das Ziel für den kommenden Sprint fest. Dies geschieht auf der Grundlage des Produkt Ziels und der Inhalte aus dem Produkt-Backlog, wobei das Team mit dem Product Owner diskutiert, welche Anforderungen für den kommenden Sprint am wichtigsten sind und wie diese in das Sprint-Ziel integriert werden können. Die Erwartungen für den Sprint werden ebenfalls geklärt, z.B. welche Ergebnisse erzielt werden sollen und wie der Fortschritt gemessen wird.

2. Erstellung des Sprint-Backlogs (Zeitrahmen: 20 Minuten). Nachdem das Ziel für den Sprint klar ist, sollte das Scrum-Team das Sprint Backlog erstellen. Hierfür müssen alle notwendigen Aufgaben identifiziert werden, um das Sprint-Ziel zu erreichen. Das Team sollte Prioritäten setzen und sich auf die Aufgaben konzentrieren, die für die Erreichung des Sprintziels am wichtigsten sind.

3. Planung der Sprint-Aufgaben (Zeitrahmen: 70 Minuten). Im letzten Thema plant das Scrum-Team die konkreten Aufgaben für den Sprint. Hierbei geht es darum, den Arbeitsaufwand für jede Aufgabe grob abzuschätzen (oder kleiner als einen Tag zu halten) und den Sprint-Backlog in kleinere, besser handhabbare Aufgaben zu unterteilen. Das Team stellt sicher, dass jede Aufgabe von einem Mitglied des Teams übernommen wird und dass jeder versteht, was von ihm erwartet wird.

In Bezug auf die Führung jedes Schrittes der Agenda sollte das Scrum-Team selbstorganisierend sein und sich auf die Zusammenarbeit konzentrieren, um die beste Vorgehensweise für jedes Thema zu finden. Der Scrum Master kann helfen, sicherzustellen, dass die Sitzung produktiv und fokussiert bleibt, aber letztendlich sollte das Team als Ganzes verantwortlich sein für den Erfolg der Sprint-Planung.

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Fazit, mehr Blogs und agil!

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine gute Sprint-Planung eine entscheidende Komponente für jedes erfolgreiche Projekt ist. Mithilfe dieser ultimativen Agenda für die Sprint-Planung kannst du deine Agenda straffen und sicherstellen, dass dein Team konzentriert, produktiv und auf Kurs bleibt. Denke daran, klar zu kommunizieren, deine Ziele in überschaubare Aufgaben aufzuteilen und deine Fortschritte regelmäßig zu überprüfen. Mit ein wenig Mühe und sorgfältiger Planung kannst du deine Sprint-Planung auf die nächste Stufe heben und deine Ziele in kürzester Zeit erreichen!

Nach Abschluss des Sprint Planning Meetings hat sich das gesamte Scrum-Team dazu verpflichtet, eine Teilmenge von Product Backlog Items (z.B. User Stories) aus dem Product Backlog innerhalb des Sprints zu liefern. Durch die Implementierung einer gut strukturierten Meeting Agenda für die Sprint-Planung können Teams die Entwicklung beschleunigen und das Projekt effektiver steuern. Es ist wichtig, dass alle Teammitglieder während des Meetings verfügbar sind und aktiv zusammenarbeiten, um das Sprintziel festzulegen, die Kapazitäten zu überprüfen und das Backlog zu überarbeiten. Die Aufgaben werden dann zugewiesen und das Team arbeitet gemeinsam an einem vorausliegenden Plan. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Agenda sind ebenfalls essentiell für eine erfolgreiche Sprint-Planung. Durch die Beachtung dieser Best Practices können Teams eine erfolgreiche Sprint-Planung für ihre Organisation durchführen.