Gute Scrum Meetings sind - je nach Organisation - überraschend selten gesehen. Nachdem Scrum eingeführt wurde, finden sich immer wieder Personen, die sich über zu viel Meeting Overhead in Scrum beschweren. Komisch, denn das Verhältnis in Scrum von der reinen "Arbeitszeit" zur "Meetingzeit" ist gut. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Meetings, welche Arten es gibt und wie Sie das meiste aus diesen Events holen.
Scrum Meetings und Probleme
Ich habe viele Organisationen erleben dürfen. Da ich sehr viel im Kontext von Teams aktiv bin, die Scrum durchführen, lerne und sehe ich jede Menge über die Meetings. Über einige der allgemeinen Probleme schreibe ich in diesem Abschnitt.
Natürlich kenne ich Ihre Organisation nicht im Detail, aber lassen Sie mich im Folgenden doch einmal raten. Dazu stelle ich Ihnen typische Situationen vor, die mir begegnen. Sie können mir in den Kommentaren reflektieren, ob ich Ihre Situation getroffen habe.
Neue Strukturen, alte Gewohnheiten
Mein Klassiker: Scrum wird zwar eingeführt, die alten Strukturen (sprich Meetings) existieren aber weiterhin. Dann nutzen Sie zwar ein Sprint Planning, ein Daily Scrum, ein Review und eine Retrospektive - aber mit weiteren Parallelmeetings. Das tut weh, ist ineffizient und verlangsamt Sie. Dadurch, dass alte Zöpfe nicht abgeschnitten werden, müssen Sie sich immer überlegen, welches Meeting denn nun führend ist. Entscheidungen werden verlangsamt und nicht rechtzeitig getroffen.
Das alte nicht sein lassen und das neue nicht richtig tun!
Wenn Sie Scrum machen wollen und sich dafür entschieden haben, dann müssen Sie es auch in seiner gesamten Form einsetzen. Tun Sie das nicht, erkaufen Sie sich dann massive Probleme!
Die falschen Personen sind im Meeting
Oft sind die falschen Personen in Meetings eingeladen und / oder nehmen teil. Dann haben Sie trotz einer hohen Effektivität (Sie tun nämlich das Richtige), eine sehr geringe Effizient (denn Sie tun es nicht richtig). Zwei typische Vertreter sind:
Auch hier kann es andere Ausprägungen geben. Wenn Sie gute Scrum Meetings aufsetzen wollen, müssen Sie gerade diese beiden Punkte im Auge behalten.
Kein (guter) Moderator oder Facilitator vorhanden
Ein Meeting oder eine Session wird in der Regel immer geleitet. Ob dieses nun formal festgelegt ist oder sich während des Meetings herauskristallisiert: Sie benötigen eine Person (oder mehrere) die der Session die richtige Struktur geben und unterstützend tätig sind.
Die Rolle fällt oft (im klassischen Projektmanagement) dem Projektleiter zu. In Scrum sehen wir oft die Moderation beim Scrum Master oder in manchen Events auch beim Product Owner. Auch wenn diese Rollen sehr oft zufällig zusammenfallen, müssen Sie auch die typischen Skills für die Facilitation im Auge behalten.
Es fehlt an Grundlagen für Einladungen
Es gehört zu den Basics und wird trotzdem immer wieder vergessen. Zu einem gutem Meeting gehört etwas Vorbereitung, die sehr leicht zu erbringen ist. Auch für gute Scrum Meetings müssen Sie die folgenden Aspekte eines Meetings immer im Auge behalten. Das hat zunächst noch gar nichts mit agilen Meetings und Sessions zu tun.
Gute Scrum Meetings aufbauen
Der Sprint gibt den Rahmen vor
Der Sprint ist der Container, in dem alle Events stattfinden. Er gibt Ihnen demnach den Rahmen, in dem Sie Ihre Meetings platzieren und ausführen können. Dieser Sprint ist Ihre Leitplanke, in dem alles andere stattfindet.
Terminkalender leeren
Es sammelt sich so einiges im Terminkalender an. Oft hilft es einmal, grundsätzlich alles abzusagen, was nicht dem zu entwickelnden Produkt gilt. Natürlich werden dann Rückfragen entstehen. Diese Konflikte müssen Sie offen austragen, um zu erkennen, welche Hindernisse und Anforderungen bei anderen entstehen. Hier kann der Scrum Master unterstützen, es setzt aber auch ein agiles Prinzip bei den Teilnehmer voraus: Selbstermächtigung und -organisation.
Es klingt leicht, ist schwer und nötig für Ihren Erfolg!
Klingt leicht, ist es auch: Termine abzusagen geht (elektronisch) sehr schnell, sollte aber in gemeinsamer Absprache mit Product Owner, Scrum Master und - wenn vorhanden - mit weiteren Stakeholder besprochen werden. Wenn Sie diesen Schritt nicht tun, dann werden Sie nie von dem guten Verhältnis zwischen Arbeitszeit und Meetingzeit profitieren!
Die drei Arten von Kalendereinträgen
Das Schöne ist, dass die unterschiedliche Art von Meetings sehr begrenzt und einfach ist. Es gibt im Grunde nur drei verschiedene Möglichkeiten, Ihre Kalender zu füllen. Starten Sie bei Ihrem Produkt und überlegen Sie, welche Meetings Sie konkret benötigen, um das Produkt zu entwickeln.
In Scrum brauchen Sie grundsätzlich nur drei verschiedene Arten Ihrer Einträge im Kalender. Starten Sie mit den folgenden Möglichkeiten:
Die eigene Velocity kennen
Wenn Sie den Rahmen haben und Ihre Velocity kennen, dann müssen Sie nur noch die Arbeit zur Bearbeitung fließen lassen. Denn dann wissen Sie, wieviel Arbeit Sie, in welchem Meeting schaffen können.