.st0{fill:#FFFFFF;}

Scrum Guide

Dauer Refinement Meeting zu lang? Probiere das hier!

 April 10, 2022

von  Sebastian Schneider

Dein Team verbringt zu viel Zeit mit der Verfeinerung des Product Backlogs? Die Dauer des Refinement Meetings ist zu lange? Dann bist du nicht alleine. Lass uns einmal gemeinsam schauen, was du nun tun kannst und wo die Probleme liegen und gleich rein starten!

Einleitung

Das Backlog Refinement ist eine wichtige, entwicklungsbegleitende Tätigkeit in Scrum. Wenn es jedoch um die Dauer des Backlog Refinements geht, dann scheiden sich die Geister. Während die einen sehr zielgerichtet ein Meeting dafür aufsetzen und es schaffen, Anforderungen schnell im Verständnis abzugleichen, verlieren sich andere Scrum Teams in Details und brauchen sehr lange.

Dauer Backlog Refinement

Ob die Dauer deines Backlog Refinement angemessen ist, hängt maßgeblich an dem Verständnis. Der Zweck des Backlog Refinements besteht darin, sicherzustellen, dass die Elemente mit der höchsten Priorität klein und hinreichend bekannt sind, so dass sie höchstwahrscheinlich innerhalb eines einzigen Sprints abgeschlossen werden können.

Was erhöht die Dauer des Backlog Refinements?

Das bedeutet, dass das Team während eines Backlog Refinement Meetings nicht auf jede erdenkliche Frage zu jedem Backlog Item eine Antwort erhalten muss. Einige Fragen können während des Sprints beantwortet werden, ohne dass die Möglichkeit, das Backlog Item in dem Sprint abzuschließen, in Frage gestellt wird.

Worauf es nur ankommt

Die Gespräche zwischen den Teammitgliedern und ihrem Product Owner während der Verfeinerung sollten sich darauf konzentrieren, zu klären, dass ein Element klein ist und gut verstanden wird. Darüber hinausgehende Diskussionen dauern oft lange, aber sie werden am besten entweder während des Sprints selbst oder möglicherweise in der Sprint Planung geführt.

Demnach müssen wir also auf zwei Dinge besonderen Wert legen. 

  • Ist das Element grundsätzlich so klein, dass wir es sehr wahrscheinlich in dem nächsten Sprint unterbekommen werden? Wenn ja, dann ist es klein genug. 80% Sicherheit reichen aus, das ist eine erste Basis. Du lernst bei Missgeschicken aus den Gründen und verbesserst dich. Vermeide gedanklich aber auf eine absolute Sicherheit kommen zu wollen.
  • Ist das Backlog Item grundsätzlich verstanden? Weißt du also was du machen musst? Es geht noch nicht um das Wie. Du musst also im Vorfeld nicht alles wissen, wie es genau umgesetzt werden muss. Allerdings musst du in der Lage dazu sein. Dafür braucht es natürlich immer das Wissen und auch den Überblick.

Nicht alle Fragen müssen diskutiert werden

Wir neigen oft dazu, alles im Vorfeld so stark zu durchdringen, dass wir diese danach nur noch abarbeiten müssen. Wir versuchen im Backlog Refinement gerne die Komplexität und die Ungewissheit aus dem Backlog Item herauszunehmen und dieses praktisch auf eine einfache oder komplizierte Umgebung zu bringen. Das machen wir in der Regel immer mit dem Gedanken der Analyse. Wenn wir nur ausreichend viel Zeit investieren, dann wir es klarer und das machen wir dann immer alles vor der eigentlichen Arbeit

Stacey Landscape Veränderung: Dauer Refinement Meeting

Deine Dauer vom Backlog Refinement ist zu lange? Das könnte Gründe sein!

In diesem Abschnitt werfen wir nun einen Blick auf Gründe und Lösungen, um die Dauer vom Backlog Refinement zu verringern.

Du entwickelst nicht wirklich inkrementell und Iterativ

Ich erlebe häufiger Kunden, die detaillierter spezifizieren wollen und dabei nicht inkrementell und iterativ entwickeln. Das bedingt meistens, dass dein Refinement zu lange dauert. Diese Dauer des Refinements (vgl. Meeting Overhead vermeiden) erhöht sich sehr schnell, wenn Menschen die Details im Vorfeld festlegen wollen. Wenn du tatsächlich Scrum für komplexe Produkte nutzt, dann ist es wenig hilfreich, im Vorfeld Dinge festzulegen. 

Dein Team ist nicht Multidisziplinär

Ein Kunde von mir hat zum Beispiel Teams, die im Grunde kaum multidisziplinär sind. So gibt es zum Beispiel die Rolle von Analysten, die als Einzige den Gesamtblick haben. Andere wollen sich auf nichts committen, bis nicht die Analysten über alle Aufgaben geschaut haben und genau sagen, was zu tun ist. Du merkst schon, da fehlt es an Verantwortung, an der Denkweise und natürlich auch an der fehlenden Multidisziplinarität.

Du hast zu viele Rahmenbedingungen

Es gibt natürlich auch die Bereiche, die immer und immer wieder mit vielen harten Regeln und Rahmen konfrontiert sind. Und seien wir ehrlich, wenn dich etwas (wirklich!) zwingt Rahmenbedingungen einzuhalten, die es dir nicht möglich machen, ein agiles, iteratives und inkrementelles Vorgehen anzuwenden, dann hast du nur wenige Möglichkeiten:

  • Du versuchst etwas an dem Umstand zu ändern. Das bedeutet natürlich auch mit Kunden zu sprechen, Rahmenbedingungen herauszufordern, in die Diskussion zu gehen und dir deine Umgebung zu gestalten.
  • Du akzeptierst die Rahmenbedingungen. Das kann man manchmal nötig sein, ebenso eine Ausrede um nichts zu machen oder eine Perspektive, die du im Moment einnimmst, weil du es nicht besser weißt.

Starte unbedingt mit der Reflexion von deinem Ziel, wenn du denkst du hast zu wenige Möglichkeiten in den Rahmenbedingungen.

Deine Umgebung ist nicht wirklich für Scrum geeignet

Arbeitest du in einer komplizierten und keiner komplexen Umgebung, dann ist es vielleicht sogar nötig, dass du einfach mehr Aufwand in eine Analyse steckst, da es ab dann einfacher wird. Wenn so etwas regelmäßig geschieht, dann kannst du dir die Frage stellen, ob Scrum sogar dein Mittel der Wahl ist.

Was du nun tun kannst

Verständnis

Wenn es mit der Dauer im Backlog Refinement nicht klappt, dann starte doch gerne immer noch mal beim Verständnis. Lies dir den Scrum Guide durch, meinen Backlog Refinement Artikel und besuche auch meinen Online Lecturio Scrum Kurs. Nicht selten haben wir im Team und unter Kollegen unterschiedliche Vorstellung, nicht nur von der Dauer vom Refinement Meeting, sondern auch vom Inhalt.

Experimente durchführen

Wenn dein Refinement Meeting zu lange dauert, dann ist oft guter Rat teuer. Zunächst wird versucht zu kopieren und "Best Practice" abzuleiten. Das geht meistens schief, denn zum einen funktionieren Best Practice im komplexen Umfeld nicht. Zum anderen ist eben doch jedes Unternehmen anders und Scrum ein Framework und kein Prozess oder Methode, den man "einfach" machen kann.

Du kannst mit guten und gezielten Experimenten versuchen dir Klarheit zu schaffen und ein Lernen zu ermöglichen, welches sich auch auf deinen Kontext stützt. So kannst du hier Hypothesen über die Dauer vom Backlog Refinement anstellen und durch Varianten der Durchführung einmal ausprobieren, was das mit der Dauer vom Backlog Refinement dadurch geschieht.

Fragen stelle: Dauer Backlog Refinement noch ok?

Dauer Refinement Meeting: Der Scrum Master kann sich bewusst die Aufgabe geben die Dauer und dazu führenden Diskussionen mehr im Auge zu behalten. Beobachten, Ansprechen und in Retrospektiven einbringen (oder natürlich auch gleich) und so dafür sorgen, dass ihr euch im Team mehr diesem Thema widmet.

Fazit: die Dauer des Refinements hängt vom Verständnis und der Reife ab

Ja, es ist nicht leicht, Scrum korrekt durchzuführen und die Vorteile für sich zu nutzen. Das hat auch niemand behaupt und wir haben einige Gründe und mögliche Lösungen zur Reduzierung der Dauer im Backlog Refinement gesehen, damit dein Refinement auch nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt.

  • Zum einen musst du das Backlog Refinement wirklich verstanden haben und den Sinn erkennen. Reflektiere da nochmals gegen den Scrum Guide dein Wissen (z.B. mit meinen Scrum Kurs)
  • Zum anderen muss du die entsprechende Reife im Team haben, um ein Backlog Refinement fokussiert und von kurzer Dauer durchführen zu können.

Sebastian Schneider

Ein paar Worte über den Autor

Sebastian Schneider ist dem Framework Scrum - es war Liebe auf den ersten Sprint - bereits seit 2005 verfallen. Seitdem begleitet er Unternehmen (meist größere) bei der Transition in eine neue Arbeits- und Produktwelt.

Dafür findet er den richtigen Grad zwischen zielgerichteten systemischen Impulsen und dem nachhaltigen Coaching in der Organisation, um diese bei der Entwicklung und Optimierung des eigenen Kundenmehrwerts zu unterstützen und entwickelt mit ihnen Produkte, die ihre Kunden lieben.

Im richtigen Maß gehören dazu die effektive und effiziente Facilitation dazu, sowie agile Spiele und Simulationen, die sein Themenfeld auf einfache Art begreiflichen machen.

Auf Konferenzen, sei es im Fachbeirat oder als Akteur, gibt er gerne Erkenntnisse weiter und freut sich über Kontakte von Angesicht zu Angesicht.

Sebastian Schneider CSP-PO
Sebastian Schneider CSP
{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

Hole dir auch den kostenlosen Online Scrum Kurs

>