Teamzusammensetzung in Scrum: So geht’s!
Wer mit Scrum startet, muss sich Gedanken machen, wie die Teamzusammensetzung der Teams aussieht, die ein Produkt umsetzen. Mit der Teamzusammensetzung ist gemeint, wie das Team, dass in Scrum cross-functional entwickeln soll, sich zusammenstellt. Welche Personen mit welchen Skills werden benötigt und arbeiten in dem Team zusammen und entwickeln das besagte Produkt. Während früher die Teams einfach durch das Management bestimmt wurden, geht es mehr und mehr dazu über, dass sich Teams frei organisieren dürfen. Doch wie funktioniert diese Selbstorganisation?
Teamzusammensetzungen früher: es wird bestimmt!
Wenn Sie nicht in einem super innovativen Unternehmen arbeiten, das eine Teamfindung für Projekte erlaubt, kennen Sie die Zuweisungen von Mitarbeitern zu Projekten wahrscheinlich nur zu gut. Der Chef bestimmt, wer an welchen Projekten arbeitet. Das kann der richtige Weg sein, sein Personal zuzuteilen. Aus Sicht des Management ist es vielleicht sogar einzig richtige.
Es gibt - gerade im Bereich der Wissensarbeit - Projekte, in denen das nicht mehr so einfach der Fall ist. Hier spielen deutlich mehr Faktoren für eine Teamzusammensetzung ein, als es früher der Fall war. Motivation, Selbstbestimmung und das exzellente Können sind nun Treiber geworden, die für die Teamzusammensetzung eine Rolle spielen.
Die Teamzusammensetzung neu gedacht
Voraussetzungen
Für die folgende Beschreibungen gehe ich davon aus, dass wir uns über ein größeres Unternehmen unterhalten, in dem auch verschiedene Projekte durch verschiedene Teams bearbeitet werden können.
Wenn Sie nur ein Produkt und nur ein Team haben, dass alle benötigten Fähigkeiten besitzt, dieses Produkt zu entwickeln, haben Sie natürlich nur sehr geringe Möglichkeiten, die Teamzusammensetzung innerhalb des Unternehmens zu beeinflussen.
Es muss also eine gewisse Auswahlmöglichkeit zwischen Personen und Teams bestehen.
Freiheit und Anarchie funktionieren nicht
Mehr als einmal habe ich es nun erlebt: Das Management möchte Freiheit geben und startet für neue Teams mit der Ansage: “Sucht euch euer Team selbst!”. Diese Veränderung der Teamzusammensetzung ist zum einen sehr groß. Zum anderen ist die Bedeutung der Teamzusammensetzung so nicht richtig.
Was passiert dann häufig? Es gibt Teams, da wollen alle arbeiten, in anderen aber nur wenige oder gar keiner. Jetzt hat die Organisation ein Problem! Die Mitglieder der zukünftigen Teams versammeln sich verstärkt um die Teams und erwarten nun natürlich, dass sie auch dort arbeiten können. Aus Sicht der Psychologie ist so eine Ansage für eine optimale Teamzusammensetzung nicht hilfreich.
Hier kommen die ganzen Anzeichen zum Vorschein, die es früher auch schon gab - aber durch die Bestimmung einer Führungskraft festgelegt wurde. Die Wünsche waren und sind ähnlich, hier kommen Sie aber ans Tageslicht und erzeugen eine Transparenz. Das ist gut, denn nur so können Sie auch reagieren.
Wir brauchen andere Werkzeuge, um Teams zusammenzustellen. Doch wie machen wir das am besten?
Manche Teamzusammensetzungen ändern sich nicht
Seien wir realistisch. Auch bei aller Euphorie von Teams, dass sie nun etwas selbst zusammenstellen und sich in Teams frei organisieren dürfen, gibt es Rahmenbedingungen, die vorhanden sind und berücksichtigt werden müssen. Und gute Mitglieder oder ganze Gruppen eines Unternehmens wissen, was sie gut können und wollen vielleicht auch gar nichts anderes machen. Das betrifft vor allem die Teamrollen. Wenn es zum Beispiel den Architekten in einem Scrum Team nicht gibt, gibt es doch Präferenzen und die Skills werden auch benötigt. Es ist also sehr unwahrscheinlich, dass sich gute Mitglieder so zusammenstellen, dass eben dieser Skill in einem Team fehlt. Das machen Teams oft auch über die vorgegebenen Grenzen hinweg heute schon.
Wie es trotzdem klappen kann: Teamzusammensetzung neu gedacht!
Es geht auch anders. Wer sich etwas über Teamzusammensetzungen Gedanken macht, kann auch mit nicht so einfachen Rahmenbedingungen sich von alten Strukturen lösen. Dabei sollen zwei wichtige Dinge im Fokus stehen:
- Die Motivation der Gruppen zur Aufteilung auf Teams soll bewahrt und gefördert werden
- Unternehmerische Strukturen müssen sich in den Teams abbilden
Gerade zu Beginn haben Sie wahrscheinlich viele Rahmenbedingungen. Wenn Sie drei Architekten haben und drei Teams zusammenstellen wollen, die alle einen Architekten brauchen, dann können Sie nicht ohne Regeln diese Teams aufstellen. Denn wenn ein Team an einem Produkt arbeiten soll, das alle Architekten gut finden, dann wollen vielleicht alle darin arbeiten. So etwas ist dann in den unternehmerischen Strukturen zu berücksichtigen.
Werkzeuge für die Teamzusammenstellung
Das Schöne ist, dass Sie nur ein paar wenige Werkzeuge für eine Teamzusammenstellung benötigen. Der Rest funktioniert praktisch alleine. Sie benötigen lediglich zwei einfache Werkzeuge, um Ihre Teamzusammenstellung zum Erfolg werden zu lassen:
- Stellen Sie Regeln auf, die Ihre benötigten Unternehmerische Strukturen abzubilden.
- Nutzen Sie ein Format für die Zusammenstellung und etablieren Sie dazu ein kleines Event.
Ich benutze gerne ein Flipchart mit Regeln, die von allen Teams einzuhalten sind. Das können grundlegende Themen sein, die oft allen klar sind, aber ich schreibe sie zum gemeinsamen Verständnis noch einmal auf. Das sind zum Beispiel:
- Jedes Team hat einen Analysten
- In jedem Team muss mindestens eine Person aus Bereich A sein
- Jedes Team hat nicht mehr als X Personen aus Bereich Y
- Es gibt mindestens 4 Personen in jedem Team
- ...
Auch Sie werden diese Bedingungen bei einer Teamzusammensetzung haben. Überlegen Sie auch mal an implizite Dinge, die Ihnen sowieso klar erscheinen. Sowas sind oft die ersten Schritte sich an diese Regeln zu machen.
Das Format ist immer wieder Komponente, an der ich variieren kann. Ich nutze zwar auch hier praktisch immer wieder sehr ähnliche Komponenten, aber die Freiheit zur Änderung bestünde - ebenso bei Ihnen. Was aus meiner Sicht gut funktioniert aber etwas Zeit für die Vorbereitung entspricht ist das folgende Vorgehen. Schreiben Sie Stellenbeschreibungen für die Rollen im Team. Jedes Team hat dann eine bestimmte Anzahl von Stellenbeschreibungen. Hier sind dem Format keine Grenzen gesetzt, Sie können also entweder damit beginnen, nur so viele Stellenbeschreibungen zu nutzen, wie sie auch Plätze im Team haben. Oder Sie variieren und machen einen Überhang an möglichen Stellen. Das liegt an Ihnen.
Im folgenden Bild ist ein Teamboard abgebildet. Dort sehen Sie ebenso die Stellenbeschreibungen. Sie können jetzt pro Team so ein Setting bereitstellen.
Stellen Sie sich hier eine Art Marktplatz vor: verschiedene Teams haben verschiedene Stellenbeschreibungen und die Mitglieder dürfen sich nun diese Stellenbeschreibungen ansehen.
Auch hier können Sie wieder unterschiedliche Szenarien durchspielen.
First Come, first serve
Ein einfaches Prinzip ist nach FCFS vorzugehen. Nachdem Sie also die Regeln vorgelesen haben, lassen Sie die Mitglieder einfach machen. Wer eine passende Stellenbeschreibung findet, nimmt sich diese und platziert sich beim Team.
Wenn alle Beschreibungen einen Mitarbeiter gefunden haben, haben Sie Glück. In der Regel ist es aber nicht so. Ein oder zwei Mitglieder sind nicht zufrieden oder wollen doch in einem anderen Team arbeiten. Das passiert und ist normal.
Hier bietet es sich dann an, die Rollen umzudrehen. Lassen Sie dann die existierenden Teams die Gruppe an über gebliebenen Personen anschauen und überlegen, was dem eigenen Team noch an Kompetenzen fehlt und ob das jemand leisten kann. Aus Sicht der Psychologie ist das spannend: die, die nichts gefunden haben, lernen jetzt kennen, warum sie von anderen doch gebraucht werden. Für die Motivation in der Teamzusammensetzung ist das ein nicht zu unterschätzender Vorteil.
Einstellungsgespräch
Wenn Sie Mitglieder haben, die in diesen Teams einen entschiedenen Anteil haben, können Sie diese auch als Sparringspartner nutzen und alle die, die in das Team wollen müssen die Stellenbeschreibung noch einmal challangen.
Jeder der eine passende Stellenbeschreibung findet, nimmt sich diese und “bewirbt” sich beim Teamvertreter. Wenn mehrere im Team sind, kann dieser Prozess dann auch gerne vor allen Teammitglieder stattfinden.
Hier ist das warum sehr entscheidend, also das Team sagt ob der auf die Stellenbeschreibung passt und der Interessent muss klar darlegen, warum er denkt, er passt in das Team.
Fazit für Ihre Teamzusammensetzung
Es ist kein großer Schritt für die Führungskräfte, aber ein großer für die Befähigung und Motivation Ihrer Teammitglieder. Machen Sie aus Gruppen im Unternehmen echt Teams, die Ihre Teamrollen mit Begeisterung ausfüllen und leben. Nutzen Sie die oben beschriebenen Werkzeuge für Ihre Veränderung der Teamzusammensetzung. Sie werden sehen, dass mehr Verantwortung, Ermächtigung und Selbstorganisation der Mitarbeiter sich mehr als auszahlt - für Sie als Führungskraft und das ganze Unternehmen.
